In combinatie met de TimeLine mailserver en het barcode OCR-systeem smelten het ERP-systeem en het documentbeheer samen tot een geïntegreerd systeem voor alle bedrijfsgegevens.
Het TimeLine DMS is gecertificeerd en audit-proof!
TimeLine biedt u geïntegreerd documentbeheer in het ERP-systeem. Naast het koppelen van bestanden met objecten in het ERP-systeem, maakt TimeLine DMS het ook mogelijk om documenten op de DMS server op te slaan. Aan de gebruikerskant zijn er adapters (“clients”) beschikbaar voor de Windows bestandsverkenner en voor de mailsystemen Outlook en Tobit.
Automatisch importeren en selectief archiveren van inkomende en uitgaande e-mails, inclusief bijlagen. Inkomende e-mails worden automatisch geïdentificeerd via het adres, geïmporteerd, geïndexeerd en toegewezen aan de zakenpartner in het ERP-systeem.
Via beheerde mappen worden documenten in bepaalde mappen automatisch overgebracht naar het DMS en geïndexeerd.
Alle bestanden kunnen rechtstreeks naar het DMS-systeem worden gesleept met Windows Verkenner (slepen en neerzetten).
Documenten die naar het DMS-systeem worden overgebracht, worden automatisch geïndexeerd en trefwoorden worden gelezen en opgeslagen.
Optioneel kunnen barcodes in documenten (bijv. PDF, Word, Excel) worden gescand en gebruikt om te linken naar projecten, artikelen, tools, klanten, enz.
Hetzelfde document kan meerdere keren worden toegewezen. Dit betekent dat een binnenkomende e-mail over een klacht zowel aan de klacht als aan de klant en het project kan worden toegewezen.
De TimeLine DMS bestaat uit een apart bestandssysteem dat zich op de DMS server bevindt. Dit bestandssysteem is niet toegankelijk van buitenaf (afhankelijk van de rechtencontrole in Windows). Dit biedt u een beschermd gebied voor bestanden die worden gedeeld en georganiseerd via de toewijzing aan ERP-objecten – d.w.z. klanten, artikelen, enz.
Bestanden in het DMS zijn onbeperkt beschikbaar via het web. De clients voor webtoegang zijn opgenomen in de DMS-module.
Documenten kunnen voor verwerking in- en uitgecheckt worden. Tijdens het uitchecken is het bestand online of offline beschikbaar voor verwerking. Via het inchecken wordt het bestand bijgewerkt in het DMS.
Documentbeheer en ERP: de organisatie van uw documenten volgt de gegevensstructuur in het ERP-systeem: eenvoudiger en intuïtiever dan handmatig beheerde mapstructuren.
Alle documenten kunnen direct aan ERP-objecten worden gekoppeld: Foto’s of tekeningen kunnen aan het artikel worden toegewezen, mails aan de klant of leverancier, gescande inkomende facturen aan het boekingsrecord. Of het nu gaat om een gereedschap, een klacht, een project of een bon: u hoeft het document alleen maar van de Verkenner naar het DMS-tabblad van het ERP-gegevensrecord te slepen om het document in het TimeLine DMS te archiveren.
Beheerde directories: Directories op lokale laptops van servicemedewerkers en buitendienstmedewerkers kunnen automatisch gesynchroniseerd worden met de DMS.
Scanners: Directories van documentscans kunnen automatisch in het DMS geïmporteerd worden.
Alle documenten die in het DMS-systeem worden gesynchroniseerd, worden geïndexeerd en indien nodig gekoppeld aan klanten, artikelen, projecten en documenten.
In de meeste gevallen brengen deze systemen hun eigen zogenaamde workflows in kaart voor bepaalde bedrijfsprocessen (bijv. factuurverificatie van inkomende goederen).
TimeLine integreert documentbeheer volledig in het ERP-systeem, zodat documenten direct en onmiddellijk aan de bestaande bedrijfsobjecten en processen kunnen worden toegewezen.
DMS-documenten koppelen aan klanten en andere ERP-objecten en -processen.
U kunt de volgende belangrijke functies van ons DMS-systeem verwachten: